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Cómo implementar el teletrabajo en tu empresa de manera efectiva

Con motivo de la cuarentena, gran parte de las compañías en Latinoamérica han debido mantener a su fuerza laboral trabajando desde sus hogares.

Esto trajo como consecuencia que aquellas personas que no tenían incorporada esta modalidad en su dinámica habitual de trabajo se hayan visto obligadas a aplicarla imprevistamente y a adaptarse a esta situación de la mejor manera posible.

Al momento de comenzar a considerar el retorno a la oficina se plantean escenarios en los que el teletrabajo será parte de la nueva normalidad. Las empresas, entonces, deben prepararse para apoyar y brindar herramientas a quienes continúen haciendo sus tareas externamente, ya sea a tiempo completo o parcial.

En este sentido, es importante entender que no todos los trabajadores cuentan con las condiciones y las habilidades adecuadas para teletrabajar. Se deberá prever que quienes lo hagan se encuentren lo suficientemente preparados como para afrontar los desafíos de trabajar lejos de su ambiente habitual y de sus compañeros, sin que esto afecte su productividad, su motivación y su compromiso con la organización. Por lo tanto, es recomendable evaluar individualmente a cada empleado en las siguientes dimensiones: condiciones físico-ambientales, tecnología, dinámica de trabajo y personalidad. En función de los resultados, se podrá considerar el grado de adaptabilidad que cada individuo tiene para trabajar desde su hogar y se podrá poner en práctica un plan de acción que contemple las necesidades según cada caso.

Condiciones físico-ambientales

– Proveer el mobiliario ergonómicamente adecuado (silla y escritorio con regulación de altura y componentes ajustables) y los accesorios que permitan al trabajador mantenerse cómodo y evitar la tensión física y las lesiones.

– Proveer elementos para iluminación complementaria, como el suministro de lámparas de escritorio.También hay piezas de mobiliario con una luz led incorporada que regula su intensidad y temperatura en función al ciclo circadiano.

– Dar capacitación y material informativo sobre ergonomía, pausas activas y rutinas saludables además de promover la práctica de actividades físicas y de elongación a través de sesiones virtuales programadas para tal fin.

Tecnología

–  Suministrar a cada persona el equipamiento tecnológico y el software necesarios según los requerimientos de su actividad.

– Asegurar una calidad de conectividad adecuada.

– Procurar que los archivos de trabajo estén disponibles siempre en La Nube y puedan ser usados desde cualquier dispositivo o computadora.

– Instruir a los equipos sobre las herramientas disponibles, tanto en hardware como en software, para el trabajo virtual y sus diferentes usos (equipos para videoconferencias, plataformas para reuniones virtuales, calendarios compartidos, transferencia de archivos, sistemas de gestión de tareas, entre otros.).

– Proporcionar asistencia remota permanente.

– Garantizar la seguridad informática y protección de datos personales.

Dinámica de trabajo

– Capacitar a los equipos, y sobre todo a los líderes, a fin de prepararlos para gestionar exitosamente equipos tanto en forma presencial como a distancia.

– Ser claros sobre qué se espera de cada persona y contemplar tiempos razonables y consensuados.

– Ejercitar la confianza en el equipo y promover la autonomía para trabajar con instancias de seguimiento planificadas, evitando el micromanagement.

– Afianzar la comunicación y colaboración entre las diferentes áreas de la empresa para evitar el riesgo de fragmentación y la creación de silos.

– Promover las interacciones periódicas entre los empleados, ya sea dentro del marco laboral, como también de esparcimiento (after office virtual, juegos en línea, etc.). Quienes teletrabajan corren el riesgo de sufrir sensación de aislamiento y pérdida de motivación lo que a su vez puede crear quiebres dentro de los equipos y una caída de la productividad.

– Formar al personal en conceptos relacionados con metodologías ágiles, los cuales se rigen por lo conceptos de flexibilidad, adaptabilidad, rapidez y trabajo en equipo efectivo.

– Establecer lineamientos para las reuniones virtuales de trabajo con reglas claras para todos tales como el cumplimiento puntual de los horarios, objetivos claros para cada reunión y reporte de los avances sobre las distintas tareas en progreso.

Personalidad

– Identificar qué habilidades comunicacionales necesita adquirir o reforzar cada individuo en función a su cargo y responsabilidades.

– Fomentar el desarrollo de los empleados estimulándolos a incorporar nuevas capacidades y a desechar las que ya no son útiles en este contexto.

– Realizar relevamientos periódicos de clima laboral para entender cómo se encuentra cada uno y si tiene algún problema para llevar a cabo sus tareas exitosamente brindando el acompañamiento adecuado para ello.

– Ofrecer asistencia en cuanto a la gestión del tiempo y las prioridades para que no afecte el equilibrio trabajo/vida personal.

– Estar atentos a la salud mental y emocional de quienes trabajan en forma remota. Para ello es importante ofrecer espacios de escucha a cada persona y otorgarle ámbitos en los que se atiendan estos aspectos: por ejemplo, sesiones de meditación, técnicas de respiración o mindfulness como prácticas saludables para aliviar el estrés y la ansiedad, entre otras cosas.

Finalmente, más allá de las políticas que cada empresa pueda implementar de forma individual, lo importante es que las organizaciones se aseguren de que todos y cada uno de sus integrantes puedan desempeñarse en forma cómoda y eficiente, que sigan sintiéndose parte del equipo y que tengan la motivación necesaria para realizar sus tareas, independientemente de dónde estén físicamente ubicados.

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