Durante la actual pandemia de COVID-19, trabajar desde casa se ha convertido en la ‘nueva normalidad’ para muchas personas. Las charlas con colegas a través de aplicaciones en los teléfonos móviles y las videoconferencias basadas en la web ya forman parte de la rutina diaria de millones de trabajadores en el mundo.

Este arreglo –que permitió que muchas organizaciones pudieran mantener sus operaciones comerciales con distinto resultado– llevó a la prematura suposición de que las oficinas se reducirían significativamente o que, incluso, desaparecerían.

Pero, a medida que las economías se reactivan gradualmente, las empresas comienzan a plantearse cuál será la mejor forma de trabajar después de esta experiencia. Ante la dificultad de anticipar cómo se desarrollará la pandemia y todas las consecuencias que esto trae, lo más oportuno parece ser tener la mente abierta y una gran capacidad de adaptación para responder rápidamente a las condiciones cambiantes que presente el futuro.

Lo qué sí resulta claro es que el lugar de trabajo ya dejó de ser solo la oficina para extenderse también a la casa e, inclusive, a terceros lugares, una tendencia que ya estaba gestándose pero que la necesidad de mantener el aislamiento físico aceleró. Hoy, cada vez más empresas están optando por facilitar esta y otras modalidades de trabajo remoto a sus empleados para ofrecer una mayor flexibilidad de acuerdo con las características de la tarea que desempeñan. Esta realidad está de acuerdo con las cifras de nuestra encuesta1 que revelaron que el 82 por ciento de los trabajadores elegiría trabajar bajo esta modalidad una vez terminada la cuarentena.

No obstante, a medida que vamos aprendiendo más sobre los efectos a largo plazo del Home Office, se va haciendo evidente el papel de la oficina como catalizador para el crecimiento y la innovación que las organizaciones necesitan para prosperar. Pero esto no significa volver a la oficina del pasado. La clave para responder a la mayor demanda de flexibilidad será adoptar una estrategia organizacional capaz de ofrecer diferentes opciones.

Hoy, las tendencias apuntan a la creación de ecosistemas de trabajo que comprenden tanto el espacio de oficina como otras opciones flexibles que incluyen trabajar desde casa o desde terceros espacios, siempre garantizando que la experiencia del trabajador sea positiva y segura.

En este nuevo escenario pospandemia, el Home Office seguirá vigente como una opción, incluso cuando muchas empresas ya se preparan para regresar a la oficina. Sin embargo, antes de embarcarse en un modelo híbrido habrá que poner el trabajo desde casa bajo la lupa para lograr un proceso exitoso.

¿Home Office para todos?

Con la reducción de los confinamientos en casi todos los países afectados por el COVID-19 y las campañas de vacunación en marcha, muchas empresas están explorando el Home Office como un eventual arreglo más flexible. Pero no todos los trabajos son adecuados para llevarse a cabo desde el hogar; la propia naturaleza de algunas ocupaciones hace que sea difícil o imposible realizarlas fuera del lugar de trabajo. Y, aunque la tarea lo permitiera, también se deben valorar otras cuestiones tales como las condiciones ambientales del lugar donde se desarrollarán las tareas junto con las características personales de los posibles candidatos; no somos todos iguales y la gente enfrenta de distintas formas las exigencias que demanda esta modalidad.

La Organización Internacional del Trabajo recomienda evaluar los siguientes aspectos2:

→ Estado de la infraestructura, las instalaciones y las herramientas disponibles para trabajar en el hogar tales como la conectividad a Internet y la disponibilidad de un suministro de energía confiable.

→ Situación del ambiente doméstico en términos de seguridad y salud.

→ Impacto potencial sobre el entorno de los trabajadores, algunos de los cuales pueden tener responsabilidades de cuidado de niños, tensión en las relaciones familiares o violencia doméstica, etc.

→ Riesgos para la salud mental derivados de un arreglo de trabajo desde el hogar.

También habrá que tener en cuenta que el desempeño individual dependerá en gran medida de la capacidad de liderazgo de los gerentes, de la autonomía del trabajador y de la eficacia en la comunicación inherente a esta forma de trabajo.

Si se implementa correctamente y en el contexto adecuado, el teletrabajo puede aumentar el desempeño y la satisfacción laboral, lo cual redundará en mejores resultados para la organización.

Cómo prepararse para el modelo híbrido emergente

Basándose en el análisis anterior, cada empresa podrá determinar qué cantidad de colaboradores están en condiciones de trabajar fuera de la oficina para establecer un modelo óptimo de trabajo híbrido. Pero esta transformación no se puede realizar sin cambiar nada más. Será necesario repensar una cantidad de factores que van desde la cultura y las normas para apoyar los nuevos arreglos hasta la evaluación del desempeño, entre otros.

El siguiente paso consistirá en mejorar la experiencia de los trabajadores en distintas áreas.

→ Horas de trabajo y organización del tiempo. Tal como sugieren algunos estudios3, el teletrabajo a menudo conduce a una extensión de la jornada laboral debido a la flexibilidad horaria. Una encuesta de Gallup4 encontró que los teletrabajadores registran un promedio de cuatro horas adicionales por semana en comparación con sus colegas en la oficina.

Para que esto no suceda, los trabajadores pueden organizar su tiempo permaneciendo contactables solo durante el horario laboral normal de la organización.

→ Comunicación regular. La comunicación en un esquema de Home Office debe ser mucho más frecuente. Esto mejora la colaboración y genera la confianza y el sentido de pertenencia necesarios para implementar con éxito estas nuevas formas de trabajo2.

→ Gestión del personal. En ausencia de contacto cara a cara, el estilo tradicional de gestión se vuelve menos relevante y ganan protagonismo la autodisciplina de los trabajadores y la confianza mutua junto con un enfoque basado en resultados2.

→ Bienestar y salud mental.Los estudios sobre la salud y el bienestar de los teletrabajadores se centran mayormente en los efectos del Home Office sobre la salud mental. Por un lado, estos riesgos pueden atribuirse a la disponibilidad permanente y a la falta de descanso y recuperación5. Pero por el otro, el trabajo remoto también puede conducir al aislamiento físico, social y profesional de los colaboradores6.

Para evitar estas presiones, las empresas deberían informar explícitamente sus expectativas con respecto a la capacidad de respuesta durante las horas no laborables y alentar a los empleados a reunirse cara a cara con colegas y superiores al menos una vez por semana para combatir el aislamiento.

→ Productividad. Una preocupación recurrente de las empresas es si la productividad se verá afectada cuando sus empleados trabajen desde casa. Para comprobarlo, investigadores de la Universidad de Stanford desarrollaron un estudio7 que demostró que la productividad de los teletrabajadores fue un 13 por ciento mayor que los que acudían a la oficina, junto con una mayor satisfacción y retención de los empleados. Estos resultados coinciden con hallazgos recientes de observaciones realizadas durante la pandemia, los cuales muestran que la productividad no disminuyó durante las cuarentenas, cuando millones de trabajadores tuvieron que adoptar forzosamente el trabajo a distancia8.

 

Referencias:

1 CONTRACT WORKPLACES (2020): “La experiencia de Home Office en tiempos de COVID-19”.

2 INTERNATIONAL LABOUR ORGANIZATION (2020): “An employers’ guide on working from home in response to the outbreak of COVID-19”.

3 MESSENGER, J.C. (2019): “Telework in the 21st Century”.

4 GALLUP (2013): “Remote Workers Log More Hours and Are Slightly More Engaged”.

5 NINAUS, K. et al. (2015): “Benefits and stressors: Perceived effects of ICT use on employee health and work stress“. International Journal of Qualitative Studies on Health and Wellbeing.

6 BEAUREGARD, T. A., BASILE, K. A., & CANÓNICO, E. (2019): “Telework: Outcomes and facilitators for employees”. The Cambridge handbook of technology and employee behavior.

7 BLOOM, N. et al. (2015): “Does working from home work? Evidence from a Chinese experiment”.

8 MAURER, R. (2020): “Study finds productivity not deterred by shift to remote work. In: HR News. Society for Human Resource Management”.