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La oficina del futuro

Históricamente, la evolución de las dimensiones tecnológica, productiva, económica y social han tenido una enorme influencia sobre el concepto de trabajo, sobre las características del mercado laboral y, en última instancia, sobre los modelos con los cuales las empresas organizan su negocio y sus espacios de trabajo. La fluidez de la economía y las relaciones laborales que hoy estamos viviendo pueden servir de punto de partida para tratar de entender y anticipar las tendencias que definirán la oficina en los próximos años

Para mantener en funcionamiento las fábricas, la Revolución Industrial necesitaba trabajadores con unos valores diferentes de los que había sustentado el artesanado. Así surgió el concepto de la “ética del trabajo”, un lema bajo cuyo paraguas se promovía la disciplina y la pérdida de independencia necesarias para aceptar el duro régimen fabril del siglo XIX.

Pero con la llegada del taylorismo, la apelación a la ética del trabajo perdió protagonismo. Para Taylor, el compromiso debía ser estimulado ante todo con incentivos monetarios. Esta nueva visión determinó –de acuerdo con el filósofo Zigmunt Bauman– la historia posterior de la sociedad moderna, la cual dejó de ser una comunidad de productores para convertirse en otra de consumidores.

Ser consumidor significa usar las cosas (ya sean bienes o servicios) para satisfacer las necesidades y deseos personales, y apropiarse de ellas para convertirlas en algo de propiedad exclusiva, impidiendo que otros las usen sin expreso consentimiento. Pero hoy por hoy, este concepto está cambiando. En el siglo XXI –gracias al desarrollo explosivo de las tecnologías móviles, la gran penetración de Internet y el auge de las redes sociales– ha comenzado a gestarse una nueva forma de entender el consumo: es el llamado consumo colaborativo.

Son los jóvenes nativos digitales los que están liderando el camino hacia esta otra manera de consumir basada en el uso compartido más que en la propiedad. Y una parte de este cambio socioeconómico y cultural empezó con compañías tales como Spotify, Netflix, Airbnb o Uber. El modelo en el que se basan estas plataformas digitales brinda importantes beneficios ambientales ya que mejora la eficiencia de uso de los bienes, ayuda a reducir el desperdicio y los excedentes creados por la producción y el consumo excesivos, y alienta el desarrollo de mejores productos.

Y ahora hemos alcanzado un punto de inflexión en el que estos mismos principios y comportamientos se están comenzando a aplicar en otras áreas de la vida cotidiana: desde el car sharing  o la renta de bicicletas y scooters para los desplazamientos hasta los espacios de Coworking. Incluso la forma de organización de las empresas y el concepto mismo de trabajo están cambiando.

Esta tendencia se revela en la extinción de los trabajos y oficios “de por vida” que han sido reemplazados por contratos temporales, a tiempo parcial o por proyectos únicos, y que se suelen combinar junto con otras ocupaciones.

Además, la ubicuidad de Internet y el crecimiento de los dispositivos móviles junto con las plataformas de trabajo independiente y las herramientas digitales colaborativas que han surgido en los últimos años, permiten trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Las empresas, por su parte, también están rompiendo con el paradigma tradicional del empleado full time y comienzan a aprovechar el talento de un universo laboral mucho más amplio.

Hoy, el Santo Grial es la flexibilidad.

Las nuevas Organizaciones Exponenciales

Las Organizaciones Exponenciales son un nuevo paradigma que se construye sobre las tecnologías de la información para transformar la realidad del mundo físico en digital a demanda de los consumidores. Los ejemplos más paradigmáticos de este tipo de organización son Uber, Waze, Netflix, Airbnb, etc. No necesitan un plantel extenso ni grandes instalaciones para operar. En lugar de poseer activos físicos aprovechan la ubicuidad de la información y los recursos externos para alcanzar sus objetivos. Y si bien la práctica de alquilar o compartir recursos –en contraposición a tenerlos en propiedad– ha sido un ejercicio extendido en muchas épocas, la tendencia a externalizar cualquier activo, incluso los de misión crítica, se ha acelerado recién en estos últimos años.

Lo cierto es que cada vez parece menos necesario tener en propiedad una fábrica, un laboratorio o  una oficina. La era de la información les permite a las empresas acceder a los activos físicos en cualquier momento y lugar (just in time) en lugar de tenerlos en propiedad, otorgándoles además la flexibilidad de escalar esos activos fácilmente, tanto local como globalmente.

En este mundo de cambios acelerados, las empresas tradicionales están quedando obsoletas a gran velocidad. Aquellas que cuentan con grandes instalaciones repartidas por todo el mundo hoy se enfrentan al reto de tener que operar con agilidad en un mundo que se mueve muy rápido. Pero para competir en el mundo actual, fluido e incierto, es necesario poder gestionar el cambio y desarrollarse dentro de él.

Para conseguir escalabilidad, estas nuevas Organizaciones Exponenciales mantienen un núcleo muy pequeño de empleados e instalaciones aprovechando las infraestructuras existentes y emergentes en lugar de tratar de poseer las suyas propias, lo que les permite una flexibilidad enorme.

Según Salim Ismail, Director de Singularity University, la no-propiedad es la clave del futuro. Porque la realidad es que durante este tiempo de transformaciones exponenciales las empresas que quieran sobrevivir deberán abrazar el cambio para poder seguir dentro del mercado.

 

Workplace as a Service
Tal como hemos visto, las tendencias de consumo están cambiando los hábitos de las personas hacia los productos y servicios on demand en detrimento de la propiedad y, sin embargo, esta tendencia raramente se hace extensiva al espacio de trabajo.

Tradicionalmente, las organizaciones han diseñado y construido sus oficinas como una inversión de capital destinada a cumplir sus objetivos a largo plazo. Pero la realidad es que a medida que evolucionan tanto las formas de trabajo como los hábitos de consumo el espacio permanece inmutable, refractario a los rápidos cambios que se producen en los mercados.

Así surge una tendencia que llega al mundo del trabajo impulsada por los avances tecnológicos y los nuevos hábitos sociales y de consumo:Workplace as a Service (WaaS), un modelo que representa una oportunidad única para las empresas del nuevo milenio. Tal como ha ocurrido con la adopción de la informática basada en La Nube, las tecnologías de trabajo colaborativo y la creciente disponibilidad de freelancers, hoy una compañía no tiene por qué tener sus oficinas en propiedad para ser eficiente.

WaaS es un cambio de paradigma en el que las empresas pasan de tener la propiedad de los activos inmobiliarios a acceder a un espacio de trabajo –que incluye todos los servicios necesarios para la operación– por un tiempo determinado y un fee mensual: una oficina a medida en la ubicación justa sin tener que pensar en el mantenimiento y sin desembolsar importantes montos al inicio. Pero a diferencia de los espacios de Coworking donde las empresas deben adecuarse al entorno y compartir instalaciones, con WaaS se accede a un espacio creado especialmente en función de los requerimientos, la identidad y la cultura de cada organización.

El modelo WaaS está orientado a proporcionar a las empresas un servicio tal que les permita implementar espacios que se puedan actualizar, transformar y adaptarse a medida que cambian los mercados y las necesidades operativas. De esta forma se puede evaluar el uso del espacio y realizar fácilmente los cambios y mejoras que hagan falta para satisfacer los requerimientos de la organización. Esto les permite concentrar sus recursos en las áreas que son más importantes para alcanzar sus objetivos de negocios.

Pero cuando analizamos WaaS del lado del usuario, desde el surgimiento de la gig economía con muchos más trabajadores independientes o que realizan sus tareas desde distintas zonas geográficas, se hace evidente que el espacio de trabajo debe entregar todos los recursos  tecnológicos necesarios para que la nueva generación de trabajadores móviles pueda llevar a cabo sus tareas sin importar dónde se encuentre. De esta manera, aquellos que lo necesiten pueden acceder a las aplicaciones y documentos que requieran como un servicio en La Nube desde cualquier lugar con acceso a Internet, y trabajar con ellos como si estuvieran en la oficina.

Lo cierto es que el crecimiento del trabajo flexible también requerirá un espacio flexible, con un incremento de las áreas compartidas en detrimento de las privadas, versatilidad para la reconfiguración y adaptación a los distintos requerimientos, espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo y la colaboración.

En definitiva, hay muchos factores que convergen para acelerar el cambio hacia un modelo de Workplace as a Service. Así, las empresas se benefician aprovechando las nuevas tecnologías y los hábitos que se desarrollaron en el espacio del consumidor.  Y en un futuro no muy lejano, tal vez se pueda llegar al modelo de las organizaciones exponenciales creando una plataforma on line disponible para que los consumidores (las empresas que serán los clientes potenciales) puedan ver realmente cómo sería su espacio de oficina junto con un cronograma de costos y entrega, lo cual reducirá el tiempo de consulta al comienzo de un proyecto.

 

Space Fusion

Con la enorme penetración y la ubicuidad de los dispositivos móviles que permiten trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, el límite que separa el trabajo y la vida personal se vuelve cada día más borroso, especialmente entre las jóvenes generaciones de nativos digitales que ingresan al mercado laboral.

Así, está comenzando a tomar forma una tendencia que impone a la oficina un diseño híbrido, entre residencial y comercial, con salas de reuniones que expresan un carácter hogareño y bares y áreas de descanso al estilo café. Y este efecto no se detiene aquí; llega hasta los propios edificios residenciales que han comenzado a incorporar en las áreas comunes salas de reuniones, instalaciones audiovisuales de alta tecnología y bares con Wi-Fi para adaptarse a los nuevos estilos de vida. La idea es que los residentes de estos nuevos emprendimientos, especialmente los que teletrabajan, puedan utilizar estas áreas comunes para quedarse a trabajar cómodamente.

La naturaleza híbrida pero flexible de este modelo sugiere que en las ciudades del futuro, los edificios no estarán necesariamente diseñados para fines específicos.

A prueba de futuro

Dado que las tecnologías de hoy permiten que las personas trabajen en cualquier momento y desde cualquier lugar, muchos se preguntan para qué se necesita una oficina. Y aunque no tenemos forma de saber qué deparará el futuro –especialmente en una era en la que tantas tecnologías disruptivas están emergiendo al unísono– existen muchas razones por las que creemos que la oficina seguirá gozando de buena salud. La necesidad de colaboración, comunicación y socialización está en nuestra naturaleza; necesitamos el contacto social y compartir para ser más creativos. La oficina no desaparecerá, pero está claro que evolucionará hacia formas diferentes de las que conocemos.

La oficina del futuro, que está siendo impulsada por las preferencias de las nuevas generaciones, ya no será un contenedor compuesto de filas de escritorios para reunir a las personas durante 8 horas de trabajo solitario. La empresa es un negocio de personas y, por ende, la oficina se transformará en una experiencia social, una comunidad orientada a cumplir objetivos comunes, un espacio compartido y conectado que facilita el trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar, ya sea de manera presencial o dentro de un entorno virtual.

Los desarrollos a prueba de futuro serán aquellos entornos que admitan una gran variedad de estilos de trabajo y actividades al mismo tiempo que fomenten la innovación y mejoren la productividad. Pero para eso las empresas necesitarán hacer más que diseñar, implementar y monitorear procesos internos eficientes. También deberán anticipar, comprender y abordar las transformaciones sociales más amplias que influyen en las necesidades y deseos de sus colaboradores y clientes.

Estas son algunas de las tendencias que ya están modificando el espacio de trabajo actual; creemos que seguirán evolucionando y serán relevantes en el rumbo que tomará la oficina del futuro:

  • De los puestos fijos a la flexibilidad y la agilidad

Las personas ya no están ancladas a sus escritorios. El nuevo trabajador nómada se moverá de acuerdo con su conveniencia, provisto con su propia tecnología para poder conectarse en cualquier momento y desde cualquier lugar. Este estilo de trabajo llevará a la oficina hacia una estrategia no territorial y con una gran movilidad.

El diseño del layout permitirá que los colaboradores trabajen fluidamente moviéndose entre diferentes entornos de acuerdo con sus necesidades, aunque no todos tienen que estar necesariamente dentro del mismo edificio.

  • Del derroche de superficie a la optimización del espacio

El espacio debe poder adaptarse para que sea posible optimizar su uso. Tener un espacio dedicado cuando se utiliza solo unas pocas horas al día significa un desperdicio de metros cuadrados que se traducirá en costos. Una oficina cerrada, por ejemplo, puede hacer las veces de sala de reunión o espacio de trabajo individual dependiendo del usuario y de la necesidad del momento. Los puestos de trabajo ya no estarán asignados y el layout se organizará en función de las actividades.

  • De una estructura jerárquica a una plana

Las estructuras verticales basadas en los preceptos de la jerarquía y el control ya no responden a la  demanda de mayor agilidad y cambios rápidos. En el nuevo paradigma empresarial, el valor de una organización se fundará cada vez más en su “capital social”, entendido como el valor de las redes y las relaciones que ha establecido. Las estrategias de gestión más horizontales responden mejor al contexto actual y tienen una serie de implicaciones en el diseño de la oficina: el espacio se distribuye en función de las tareas y no del estatus de las personas.

A medida que pase el tiempo las organizaciones tenderán a aplanar cada vez más sus estructuras prescindiendo de capas de gestión y ganando en autonomía para agilizar los procesos.

  • De los silos al trabajo del conocimiento

La mayor parte de las empresas tradicionales están organizadas en divisiones compartimentadas que operan en silos. Pero las nuevas formas de trabajo en la era del conocimiento requieren espacios  capaces de favorecer la libre circulación de la información, promover una fácil accesibilidad para la colaboración y facilitar los encuentros casuales entre colegas de diversas disciplinas para que surjan la creatividad y la innovación.

Gracias al aumento de la movilidad, la oficina será cada vez más un lugar de encuentro e interacción personal; la actividad social y la colaboración se convertirán en la función más importante del espacio físico.

  • De la tiranía del cable a la tecnología móvil

El uso de la tecnología será una de las claves para la transformación de la oficina. Con la desaparición del cableado y el uso cada vez mayor de los dispositivos inalámbricos, la nueva normalidad será conectar personas en lugar de conectar lugares o escritorios.

El diseño del espacio de trabajo estará al servicio de una fuerza laboral flexible y móvil. Si el espacio del trabajador nómada se ha trasladado dondequiera que esté, será de gran utilidad contar con la tecnología necesaria para mantener a los equipos conectados.

  • Con el poder de la cultura y el branding

Crear una imagen de marca fuerte y establecer un sentido de lugar no solo refuerza los objetivos y la misión de la empresa sino que también ayuda a involucrar a los empleados y a atraer nuevos talentos.

Las empresas invertirán cada vez más en sus oficinas para diferenciarse de sus competidores al mismo tiempo que mejoran la experiencia de los empleados. En un mundo interconectado, uno puede imaginar la oficina corporativa ya no como un edificio cerrado para un solo uso sino como un entorno abierto donde proveedores y clientes pasan a formar parte de un ecosistema integrado.

  • Con el foco en el bienestar de las personas

La gente es el activo más importante de las empresas por lo que el bienestar en el lugar de trabajo se está convirtiendo en una necesidad estratégica. La oficina deberá propiciar el uso de la luz natural para mantener los ritmos biológicos, permitir las vistas al exterior cuando sea posible, ofrecer la posibilidad de trabajar sentado o de pie junto con la posibilidad de hacer ejercicio físico para recuperar la participación de todo el cuerpo y cuidar la calidad del aire interior.

Hay estudios que avalan que este enfoque permite un aumento de la productividad y un impacto positivo sobre el rendimiento. Sea como sea el futuro que nos espera, lo cierto es que una fuerza de trabajo saludable es más productiva, comprometida y eficiente.

  • Con conciencia ambiental

Con el desarrollo de las tecnologías de la comunicación, la creación de entornos de trabajo flexibles aparecerá como la solución más sostenible para que las organizaciones puedan satisfacer sus necesidades de crecimiento sin tener que aumentar el espacio necesario para sus operaciones. Además, con la adopción de prácticas más responsables (uso eficiente del agua y la energía, aprovechamiento de la luz natural, políticas paperless, etc.) se podrá minimizar el impacto del entorno construido. Si a esto le sumamos que una parte de la fuerza laboral puede realizar sus tareas de manera remota, se podrán evitar los desplazamientos diarios hacia el lugar de trabajo con el consiguiente ahorro de energía en transporte y disminución de la polución ambiental.

En resumen: la oficina como espacio físico no desaparecerá sino que seguirá evolucionando para dar sentido a la necesidades de colaboración, comunicación, socialización y bienestar de las personas. Estará signada por el crecimiento exponencial de la tecnología, el fenómeno de la globalización, la transformación de las ciudades, los nuevos hábitos de consumo y los cambios sociales y culturales impulsados por los valores de las jóvenes generaciones.

Lo cierto es que el trabajo y el lugar de trabajo están cambiando constantemente y eso dará lugar a nuevos desafíos pero también a nuevas oportunidades. Satisfacer las necesidades de un futuro que no podemos anticipar completamente significa estar abierto a nuevas ideas, ser ágiles y permanecer flexibles.

 

Referencias:

BAUMAN, Z. (2000): “Modernidad líquida”.

BOTSMAN, R. & ROGERS, R. (2010): “What’s Mine Is Yours: The Rise of Collaborative Consumption”.

BRAND, J.L. (2010): “Office Environments to Support Future Organizations”. Haworth.

BUENADICHA, C. et al. (2017): “Retos y posibilidades de la economía colaborativa en América Latina y el Caribe”. Banco Interamericano de Desarrollo.

BURGAUER, D. (2019): “Workspace as a Service: Technology Offers Affordable Design Flexibility”. Work Design Magazine.

CUSHMAN & WAKEFIELD (2015): “Continuing the Evolution of Flexible Working”.

INTERNATIONAL WELL BUILDING INSTITUTE (2015): “Health and Wellbeing for Our Future”.

ISMAIL, S. et al. (2014): “Exponential Organizations”.

NYREN, R. (2017): “Design Convergence: The Built Environment Reflects the Work/Life Blur”. Urban Land Magazine.

RIFKIN, J. (2002): “The Age of Access – The New Politics of Culture vs. Commerce”. Unplugged: Art as the Scene of Global Conflicts.