Después de varios meses trabajando desde casa, tanto empleados como empleadores han encontrado razones para continuar con esta modalidad, al menos parcialmente. De acuerdo con un informe reciente, tres cuartas partes de las organizaciones esperan que el 30 por ciento o más de sus empleados trabajen de forma remota mientras que el resto espera que más del 70 por ciento de su personal lo haga1. Está claro que el teletrabajo llegó para quedarse.

Hoy, las personas quieren tener más control sobre dónde, cuándo y cómo trabajan y esperan que, cuando terminen las restricciones, las empresas les ofrezcan opciones de trabajo más flexibles. Esto, sin duda, tendrá un impacto significativo en muchos ámbitos de la organización que afectará desde la cultura y la innovación hasta la manera de reclutar y retener a los mejores talentos.

No cabe duda de que los elementos que hicieron posible que el trabajo fuera eficiente durante la crisis actual (los modelos flexibles, la toma de decisiones rápida, la colaboración e interacción de las personas mediadas por la tecnología) han puesto en valor las posibilidades que ofrece la tecnología junto con las capacidades humanas frente a los tiempos que vienen.

La experiencia durante la pandemia ha dejado un amplio consenso que admite que el teletrabajo puede ser tan efectivo como el presencial. Sin embargo, algunos aspectos tales como la consolidación de las relaciones sociales y la construcción de la cultura organizacional se realizan mejor en persona. Actualmente, las reuniones de equipo y con los clientes se encuentran limitadas pero, en cuanto sea posible y seguro, se reanudarán algunos encuentros presenciales que lo ameriten, especialmente cuando sea necesario establecer confianza.

Lo cierto es que las empresas no abandonarán sus oficinas porque la oficina es algo más que un mero espacio de trabajo; es un ámbito de encuentro con colegas y una oportunidad para el contacto personal directo, indispensable para generar relaciones sólidas. Pero, para que podamos volver con confianza, es imprescindible repensar el diseño del nuevo espacio de trabajo. Aparte de los obvios requisitos en torno al distanciamiento físico y los protocolos sanitarios, hoy es necesario garantizar que la oficina sea un entorno seguro, eficiente, productivo y conectado, sin importar si se está trabajando en casa o de forma presencial.

Entonces, ¿cuáles serán las características del entorno laboral pospandemia? ¿Trabajaremos desde casa o volveremos a la oficina? Algunas personas preferirán trabajar desde casa y otras preferirán volver a oficina mientras que un tercer grupo se inclinará por un enfoque combinado. Pero será cada empresa la encargada de alinear su propia estrategia con los objetivos comerciales y las necesidades de su plantel.

La pandemia de COVID-19 nos ha impuesto la necesidad de ensayar nuevas formas de trabajar; los avances tecnológicos disponibles ahora, junto con los que seguramente vendrán, serán los que harán posible la evolución hacia un ecosistema de trabajo híbrido.

La oficina híbrida

Hoy, la gente quiere trabajar más desde casa que antes de la pandemia. Sin embargo, existe evidencia que indica que el teletrabajo, como modalidad permanente, no es sostenible para el desarrollo de la cultura organizacional ni ayuda a construir confianza en las relaciones sociales con la eficiencia y la velocidad con que se produce a través de la presencialidad. Esto influye de forma directamente proporcional en el trabajo colaborativo, el cual es altamente dependiente de la confianza.

Esto nos indica que, aunque ya no estamos supeditados exclusivamente a la oficina para colaborar y relacionarnos, el espacio físico seguirá siendo importante. Somos una especie social para la cual estar juntos intercambiando ideas y experiencias resulta vital. Por ende, el espacio de oficina se transformará en un puente entre los mundos físico y virtual para satisfacer las necesidades únicas de las personas.

Después de la pandemia, cuando las restricciones se vayan distendiendo, el espacio de trabajo será el lugar elegido para realizar algunas tareas puntuales o para participar en reuniones presenciales con colegas o clientes. Como resultado, los empleados trabajarán cada vez más en la llamada ‘oficina híbrida’ –un mix entre la casa y la oficina– que se convertirá en lo que Anne Fayard2 llama un ‘espacio cultural’, apto para socializar y facilitar las conexiones, el aprendizaje y la colaboración entre los trabajadores.

Y, obviamente, para que la experiencia de las personas sea fluida cuando trabajan desde casa o de forma presencial, un requisito fundamental será proporcionar la tecnología adecuada junto con herramientas de colaboración para enviar mensajes, reunirse, llamar, compartir y colaborar desde cualquier espacio.

No obstante, a pesar de los cambios drásticos que estamos experimentando, la oficina sobrevivirá como el corazón de la empresa, un lugar donde la fuerza laboral podrá participar de experiencias personales y conectarse con la cultura organizacional. Los beneficios psicológicos y sociales de trabajar juntos de forma presencial no caducarán.

6 estrategias para comenzar el cambio

La oficina híbrida puede parecer similar a la que conocíamos en muchos aspectos, pero deberá modificarse de manera estratégica incorporando nuevas prácticas, nuevos protocolos y nuevas tecnologías.

Algunas estrategias para que las empresas comiencen a hacer el cambio hacia una modalidad híbrida incluyen:

→ Crear un plan de flexibilización que abarque las políticas, el espacio físico y la tecnología, con las necesidades de las personas en el centro. La flexibilidad es un instrumento esencial para mejorar el balance entre la vida laboral y las responsabilidades familiares, especialmente en este contexto de pandemia.

→ Digitalizar los procesos. Los procesos de trabajo deben ser digitales y estar disponibles a través de Internet, en La Nube privada o pública, para una nueva fuerza laboral distribuida. Esto significa que los trabajadores necesitarán contar con una excelente conectividad, segura y de fácil acceso, desde cualquier lugar (ya sea dentro o fuera de la empresa) y en cualquier dispositivo3.

→ Invertir en tecnología. Las organizaciones deberán invertir en tecnología y asegurarse de que los trabajadores cuenten con todo lo que necesitan para realizar sus tareas dondequiera que estén. Para ello será preciso equiparlos con herramientas de colaboración en tiempo real tales como el uso compartido de documentos, pizarras interactivas, etc. Deben ser fáciles de usar e integrarse sin problemas con otras aplicaciones.

Alentar la tendencia Bring Your Own Device (BYOD) –que consiste en permitir que los empleados utilicen sus propios dispositivos cuando están en la oficina– hará que el plantel se sienta más cómodo y seguro en un momento en que los protocolos sanitarios desaconsejan el uso compartido de recursos físicos. Además, facilita el acceso a la información ya sea que los trabajadores se encuentren en la oficina o trabajando desde casa.

Y uno de los principales actores para seguir en contacto, independientemente de nuestra ubicación, serán los sistemas de videoconferencia y telepresencia. Si la gente no puede colaborar fácilmente con sus colegas o sentirse conectada con la organización, el valor de la experiencia digital disminuye drásticamente. De acuerdo con algunos informes4, los sistemas de realidad virtual también se irán afirmando en los próximos años para crear experiencias más inmersivas y naturales.

→ Cuidar la seguridad digital. Dado que muchos trabajadores utilizarán dispositivos personales, existe una preocupación creciente por las brechas de seguridad en las PCs, los dispositivos móviles, las redes domésticas y otras aplicaciones, todas las cuales representan una amenaza potencial. Para ello, las organizaciones deberán abordar la seguridad de los datos en todas las herramientas que se utilicen.

→ Invertir en el espacio físico. La mayor parte de las organizaciones requerirán una combinación de espacios de colaboración, reuniones y concentración junto con áreas que fomenten los encuentros informales. Se debe brindar un equilibrio entre la apertura y la privacidad incorporando elementos de diseño que permitan interacciones sociales variadas.

El apoyo de la tecnología será, sin duda, indispensable. Ayudará a encontrar espacios disponibles para trabajar y colaborar al mismo tiempo que proporcionará la posibilidad de controlar el ambiente (iluminación, temperatura, sistemas de oscurecimiento, apertura de puertas, control de acceso, etc.) sin necesidad de contacto para lograr un entorno de trabajo más seguro.

→ Repensar la experiencia y el bienestar de los empleados. Este será el próximo gran desafío del nuevo mundo híbrido. Se ha reportado que durante el período de trabajo forzoso desde casa se extendieron las horas dedicadas al trabajo invadiendo la vida personal y familiar. De acuerdo con un informe de Microsoft, la intensidad de la jornada laboral aumentó sustancialmente, con una duración promedio de reuniones y chats en constante aumento desde el año pasado5.

El informe recomienda combinar más colaboración asincrónica con reuniones virtuales para brindarles a las personas mayor flexibilidad para estructurar su día, dedicarle más tiempo al trabajo de concentración y reducir la fatiga. Adoptar una cultura en la que se fomenten y respeten los descansos también hará la diferencia.

 

Referencias:

1 CRUMMENERL, C. et al. (2020): “The Future of work: From remote to hybrid”. Capegimini Group.

2 FAYARD, A.L. et al. (2021): “Designing the Hybrid Office”. Harvard Business Review.

3 HORSTMANN, K. (2019): “A Definitive Guide to the Digital Workplace 2019”.

4 GARTNER (2019): “Top 10 Strategic Technology Trends for 2019: A Gartner Trend Insight Report”.

5 MICROSOFT (2021): “The Next Great Disruption Is Hybrid Work – Are We Ready?”