Cómo integrar espacio y cultura

El diseño de la oficina –uno de los artefactos emergentes de la cultura organizacional– ¿puede influir sobre las personas y, a la vez, ser influenciado por ellas?

El interés por el impacto que el espacio físico tiene sobre el desempeño de los trabajadores se remonta a la investigación llevada a cabo en Hawthorne Works a fines de 1920. Allí se realizaron una serie de observaciones y experimentos orientados a entender cómo los cambios en el entorno físico afectaban la productividad de los empleados. El resultado fue un aumento notable del rendimiento junto con la caída del ausentismo. Pero lo más sorprendente fue que estos resultados se mantuvieron aun en el grupo de control y luego de que todas las variables volvieran a su estado original. La conclusión fue que los cambios registrados no se debían tanto a la modificación de las condiciones ambientales como al hecho de que existiera un interés en mejorarlas. Desde entonces, esta experiencia fue probada en distintos ámbitos y su resultado es conocido como el ‘Efecto Hawthorne’.

De esta forma, se pudo comprobar que el comportamiento está determinado, en gran parte, por los edificios que ocupamos; pero también se puso en evidencia que el espacio de trabajo producido por la cultura organizacional incorpora significados importantes para los colaboradores, ya sea por acción o por omisión.

Algunos estudios posteriores sobre comportamiento organizacional^[1] convalidaron estas conclusiones, comprobando que tanto el espacio de trabajo como la ubicación y los objetos que lo conforman son fundamentales para la experiencia personal, social y cultural de la empresa. En conjunto, todos ellos actúan como símbolos que nos permiten llegar al núcleo de la cultura de la compañía porque revelan los valores y la realidad subyacentes.

Es por esto que el diseño del espacio de trabajo –entendido como la materialización de los valores y la cultura de la empresa– deberá afrontar varios desafíos: responder eficientemente a los requerimientos funcionales, satisfacer las necesidades de la organización y los trabajadores, y alinearse con la cultura corporativa a través del uso de una estética y unos símbolos congruentes con los valores sostenidos.

Los símbolos del diseño

El espacio de trabajo incluye todos los objetos materiales, las limitaciones y los estímulos que provienen de la elección del layout, el mobiliario, la configuración espacial, etc. Todos estos elementos que distinguen al entorno físico están ampliamente condicionados por la cultura y tienen una gran influencia sobre las estructuras y las normas sociales de la empresa.

De acuerdo con el modelo de Cameron y Quinn^[2] que clasifica la cultura de las organizaciones en cuatro tipos diferentes (de Clan, Adhocrática, Jerárquica y de Mercado), se puede inferir que cada uno tendrá distintas características operativas, las que, a su vez, se correlacionarán con diferentes particularidades y requerimientos en el diseño del espacio de trabajo. La evaluación de la cultura de cada empresa proporciona una hoja de ruta sobre la cual se puede estructurar un entorno capaz de respaldar la forma en que la organización funciona y se expresa. El entorno físico no solo puede ayudar (o dificultar) el funcionamiento de una compañía; también comunica a sus empleados quién es y cuáles son sus valores.

Estos son algunos de los elementos fundamentales para tener en cuenta:

→ Layout. Como todos los elementos del diseño, la configuración del layout debe reflejar la cultura de la empresa. Por ejemplo, un estilo de trabajo móvil y flexible que privilegie la colaboración (Cultura de Clan) y la innovación (Cultura Adhocrática) requerirá un espacio con un incremento de las áreas compartidas en detrimento de las privadas, versatilidad para la reconfiguración y la adaptación a los distintos requerimientos, junto con espacios que favorezcan los encuentros ocasionales, las reuniones informales, el trabajo en equipo, etc.

Los espacios de oficinas en open plan, con pocas o ninguna barrera física y mucha transparencia, favorecerán la interacción y la comunicación ya que mejoran la accesibilidad y la visibilidad de los colegas al mismo tiempo que simbolizan valores ligados a la transparencia y la integración. No obstante, la inclusión de algunos límites físicos tales como particiones móviles o espacios cerrados pueden ayudar a mejorar el desarrollo de tareas que requieren concentración o confidencialidad.

Sin embargo, una configuración de oficina abierta que no está respaldada por una cultura consistente con los valores de autonomía y colaboración puede caminar por la cornisa que nos conduce al símbolo del panóptico: falta de privacidad y excesivo control.

Lo que está claro es que una cultura basada en el trabajo en equipo, la interacción y la flexibilidad no se desarrollará plenamente en un espacio compartimentado por cubículos de paneles altos. Aunque, para un grupo altamente competitivo (Cultura de Mercado) que prospera con el desafío y el desempeño individual, esta podría ser la elección más conveniente. Por otra parte, en las organizaciones jerárquicas, la ubicación privilegiada de las oficinas privadas con vistas al exterior, la cantidad de espacio asignado y la calidad del mobiliario, entre otros marcadores de estatus, ayudan a señalar los niveles de rango apropiados.

→ Proximidad. En general, cuanto mayor es la distancia que separa a las personas, menores son las oportunidades de interacción espontánea y más tiempo y esfuerzo consumen tales actividades. Cuando la gente trabaja en el mismo lugar físico se necesita un impulsorelativamente pequeño para interactuar con colegas. Así aumenta la frecuencia de la comunicación, de los encuentros fortuitos y de las conversaciones informales^[3].

En las culturas empresariales orientadas a la innovación y la creatividad, los encuentros casuales entre miembros de diferentes equipos son fundamentales y suelen producirse en los espacios comunes tales como escaleras, pasillos, cafeterías, etc. La proximidad aumenta la probabilidad de que los colaboradores interactúen cara a cara.

→ Look & feel. La elección de los elementos de diseño tales como los accesorios de iluminación, el tratamiento de techos y paredes, los revestimientos de pisos y el uso de colores y formas son solo algunas de las características que hacen a la percepción sensorial del espacio y lo cargan de significado simbólico. A través de la elección de la paleta de colores, las formas, las texturas y la composición general del diseño se puede crear un clima capaz de transmitir la esencia de la cultura de la organización, la cual puede abarcar un amplio arco de posibilidades que va desde lo austero y solemne hasta lo descontracturado y espontáneo.

→ Mobiliario. El equipamiento ha dejado de ser un elemento meramente operativo para transformarse en un valioso medio de comunicación. El mobiliario no solo contribuye a mejorar el flujo de trabajo en la oficina; la altura de los paneles, la orientación de los asientos, el tipo y volumen de espacio para almacenamiento, la calidad y las dimensiones de los muebles son solo algunos de los factores que pueden influir en la percepción de la cultura corporativa. El uso del mismo mobiliario en todos los puestos de trabajo de la compañía, por ejemplo, puede ser un recurso eficaz para nivelar las jerarquías y reforzar los mensajes de empoderamiento y autonomía.

→ Amenities. Uno de los elementos que se encuentran en todas las oficinas que quieren transmitir una imagen de modernidad es el sector de Amenities. Con el progresivo aumento de la incorporación de las generaciones jóvenes al mercado laboral, lo que hasta hace poco parecía una excentricidad limitada a algunas empresas de la vanguardia tecnológica, hoy se ha convertido en norma. Desde entonces, muchas organizaciones han hecho de las mesas de ping-pong, el billar, las salas de descanso y el gimnasio un símbolo de los nuevos tiempos.

Sin embargo, las normas de comportamiento aceptadas por la cultura de la empresa son tan importantes como el diseño de estos espacios: la gente debe sentir que tiene permiso para hacer uso y permanecer en las áreas de actividades informales. La dirigencia modela los comportamientos deseados a través de este permiso implícito sin el cual, cualquier instalación novedosa no pasará de ser decorativa.

Integrar el espacio y la cultura

La utilización de los elementos del espacio físico como símbolos dotados de significado y poder de comunicación no es un concepto nuevo. La cultura organizacional también se manifiesta a través del simbolismo de los elementos que produce: el diseño del espacio físico, el equipamiento, los productos y servicios que ofrece, etc. Todo este conjunto debe dar soporte tanto al flujo de trabajo de la empresa como a la forma en la que esta se expresa ayudando a alinear y reforzar la cultura de forma congruente.

Pero es necesario tener presente que los elementos del espacio físico, por sí mismos, no son capaces de determinar un resultado. Solo aumentan la probabilidad de obtenerlo cuando están alineados consistentemente con la cultura.

^[1]       RAFAELI, A. & WORLINE, M. (1999): “Symbols in Organizational Culture“.

^[2]       CAMERON, K.S. & QUINN, R.E. (1999): “Diagnosing and Changing Organizational Culture: Based on the Competing Values Framework”.

^[3]       KRAUT, R. et al. (2002): “Understanding Effects of Proximity on Collaboration: Implications for Technologies to Support Remote Collaborative Work“.