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El trabajo en la era del conocimiento

As information and communication technologies offer more and more facilities for distance work, companies relocate and work teams are distributed geographically. In this new globalized world, communication, collaboration and innovation will become increasingly important for companies; the conditions for the emergence of the Knowledge Society have been created. And as the labor modalities that are emerging are consolidated as the new normal, both the space and the notion of work itself are resignified.

The rapid growth of information and communication technologies has radically modified the place that knowledge occupies in today’s societies. And while it is true that all human communities have accessed accumulated knowledge to survive, what distinguishes this new era is the very high speed at which this knowledge is created and accumulated today.

The concept of “Knowledge Society” – first used in 1969 by Peter Drucker and deepened by other researchers in the following years – is characterized by embodying a virtuous circle based on which progress due to knowledge gives rise to technological innovations thanks to which more knowledge is produced. In this way, the process feeds back and accelerates.

In this scenario, creativity and innovation have begun to play a vitally important role in responding to new social needs by promoting changes and values ​​such as collaboration, autonomy, plurality, integration, participation and increasing horizontal relationships that have supplanted the verticality of traditional hierarchies. This is why human capital and network knowledge have become the key to creating value in today’s businesses.

But even the nature of work itself is changing rapidly. Based on the knowledge and development of new communication tools, work has become increasingly mobile, independent of physical space and supported by social skills and network interaction. Management styles are less hierarchical and activities are organized around collaboration groups – often geographically dispersed -, which has led to changes in the physical space of organizations. Many companies have also seen the importance of building a culture based on those models that favor creativity and innovation, the cornerstone of competitiveness.

These new modalities in the way of working are producing great transformations both in business models and in traditional practices and processes. The workspace also acknowledges receipt and has begun to shrink to become a meeting point for an increasingly mobile workforce, a place of transit where people gather, share information and collaborate, and a decisive piece to consolidate and give body to this important work evolution.

The collaboration paradigm

The current work of knowledge consists of a wide range of tasks, many of which involve exchanges and encounters with other people. Collaboration is a valuable resource for companies: it helps to promote knowledge and creativity, even in the absence of verbal communication.

But collaboration is not simply interaction between colleagues; It is a cooperative social activity within the framework of complex processes. The need for collaboration, communication and socialization is in our nature; We need to share to be more creative.

Thanks to the development of new communication technologies, the high availability of mobile devices and the ubiquity of networks, work no longer depends on people being anchored to the physical space to carry out their tasks and, thus, their own Nature of collaboration is transformed. With increasingly dispersed work teams and a large number of technologies at the service of distance communication, today we are witnessing a great growth in virtual collaboration to the detriment of face-to-face meetings. And, although it is true that virtual teams can be equally productive, the truth is that face-to-face collaboration is, in general, more effective and satisfactory.

Research shows that physical proximity increases the likelihood of collaboration. When people work in the same area, a relatively small effort is needed to interact with other people while increasing the frequency of communication, chance encounters and informal conversations. Some of the best ideas come from the hall and cafeteria talks, from meeting new people and from improvised meetings.

In the late 1970s, Thomas Allen, professor of organizational psychology at MIT, discovered that the interaction between workers decreased exponentially with the distance between their offices, an effect popularly known as the “Allen curve.” The study revealed that there is a strong correlation between physical distance and the frequency of communication between jobs. And despite the fact that it was carried out at a time when mobile communications had not appeared, a recent update shows that this is still valid today.

The truth is that the same technology that has allowed us to become independent from the physical space to carry out our tasks, has made the office increasingly a place to cultivate relationships between people; In this way, social activity is becoming the most important function of physical space. A rigorous and detailed design will allow us to have efficient collaboration spaces equipped with profuse technology, flexible infrastructure and versatile configurations. Spaces like this will be a critical factor for the success of the organization.

But we must also remember that a strategic approach to collaboration must include, together with the design of the workspace and the available technology, the development of a business culture that supports it. These are the three levers with which you can intervene to achieve effective collaboration in workers’ activities.

 

BUILDING 20: AN IDEAS USINE
En el año 1942, en plena Segunda Guerra Mundial, el Massachusetts Institute of Technology estaba desarrollando una tecnología crucial para los aliados: el radar. Debido a la urgencia por contar con un espacio para llevarlo a cabo, se construyó a toda prisa un edificio precario en los terrenos del Instituto: tres pisos de madera contrachapada que no resistían la aprobación de ninguna reglamentación pero, dado el estado de emergencia, se puso igualmente en funcionamiento con el compromiso de que sería demolido apenas terminara la guerra. Se lo llamó Building 20.

Concluida la guerra, el MIT se vio desbordado de aspirantes que necesitaban un espacio para desarrollar sus tareas. Entonces, el precario edificio que ya había sido desocupado y estaba a punto de demolerse se vio de nuevo en funciones, esta vez para albergar a una multitud de científicos e investigadores que en los siguientes años hicieron los más variados y formidables avances en distintas ramas de la ciencia. Aquí se establecieron las bases de la lingüística moderna y la psicología cognitiva, se construyeron el primer reloj atómico y la primera cámara anecoica junto con muchos otros logros. Nueve ganadores del Premio Nobel trabajaron en este edificio.

Dentro de esa precaria cáscara indiferenciada cada grupo modelaba su espacio de trabajo de acuerdo con las necesidades que la tarea demandaba. Debido a su naturaleza temporal, se quitaban muebles, se tendían cables y se volteaban tabiques y entrepisos sin consultar a nadie. Los largos pasillos estimulaban la interacción entre colegas; allí los investigadores se encontraban, se comunicaban descubrimientos y discutían teorías.

El Building 20 fue una formidable incubadora de innovación hasta que finalmente fue demolido en el año 1998. Muchos se preguntan cómo pudo fermentar tanta creatividad en un ámbito tan indiferenciado y precario. Sin embargo –y más allá de sus obvias limitaciones constructivas– la respuesta está a la vista:   un espacio extremadamente flexible en el que todos los sistemas se adaptaron al servicio de la tarea que se estaba llevando a cabo, potenciándola y haciéndola más eficiente.

Hoy en día, en una era en la que el éxito de una compañía se basa en el capital intelectual y la innovación, los atributos que hicieron del Building 20 una usina de ideas están más vigentes que nunca.

 

El trabajo ágil

Dentro de las nuevas modalidades que están resignificando el concepto de trabajo se encuentra el Agile Working. Se trata de una estrategia orientada a los resultados y la innovación que se basa en la idea de que el trabajo es una actividad que hacemos, no un lugar al que vamos. Y aprovecha los beneficios de las nuevas tecnologías enfocándose en lograr los objetivos de manera eficiente, con la máxima flexibilidad y mínimas restricciones.

Al poner el foco en la flexibilidad permite que las personas trabajen de la forma que mejor se adapte a sus necesidades sin las limitaciones tradicionales de dónde, cómo y cuándo. Esto significa la posibilidad de trabajar en la oficina, desde casa, en un espacio de Coworking o en cualquier otro lugar que ayude a dar cumplimiento a los objetivos, cambiando la cultura del presentismo por la gestión por resultados.

Utiliza la tecnología disponible junto con una gama de herramientas informáticas que permiten trabajar de formas nuevas y diferentes, satisfacer mejor las necesidades de los clientes, reducir los costos, aumentar la productividad y mejorar la sostenibilidad.

Los elementos esenciales de esta estrategia son la autonomía y el empoderamiento de los colaboradores, lo cual solo puede lograrse con altos niveles de confianza y una cultura basada en el rendimiento. Esto también implica contar con nuevas habilidades de gestión para que los equipos puedan trabajar más eficazmente, comunicarse mejor y mantener altos niveles de compromiso y productividad.

Una organización ágil necesitará un espacio de trabajo que sea capaz de apoyar y dar soporte a las necesidades de flexibilidad, eficiencia, productividad y colaboración, y que al mismo tiempo proporcione espacios adecuados para todo tipo de actividades.

Sin embargo, no hay que desestimar sus limitaciones. Muchas empresas se enfrentan con la realidad de que el obstáculo más importante a la hora de implementar el trabajo ágil es la cultura organizacional. No basta con equipar la oficina con la última tecnología ni invertir en costosas remodelaciones si no hay una cultura que brinde autonomía, empodere a los colaboradores, fomente la responsabilidad personal y cree lazos de confianza. Solo cuando se consolida una cultura ágil y se desarrollan nuevas habilidades de liderazgo se pueden aprovechar los beneficios del Agile Working.

Activity Based Working

En este nuevo mundo fluido, globalizado e interconectado, donde las fronteras entre lo real y lo virtual, lo personal y lo laboral se desdibujan cada vez más gracias al avance de la tecnología, muchas compañías han adoptado un nuevo enfoque que ayuda a aumentar la productividad de una fuerza laboral cada vez más móvil: el trabajo basado en las actividades o Activity Based Working (ABW).

Se trata de una estrategia sustentada en el diseño de un layout capaz de ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a la diversidad de actividades que se llevan a cabo a lo largo del día. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para la tarea que tiene entre manos (trabajo de concentración, reuniones de equipo, llamadas telefónicas, etc.) en lugar de trabajar en un solo entorno, anclado en un escritorio.

De acuerdo con los resultados que surgen de las encuestas, organizar el espacio de trabajo en base a las actividades que se llevan a cabo tiene grandes beneficios para los empleados en algunas áreas (variedad de espacios de trabajo y de reuniones informales) mientras que revela la necesidad de mejorar otros aspectos (más áreas para trabajo de concentración, uso del papel). Las reuniones planificadas, la colaboración y la confidencialidad no mostraron grandes diferencias con respecto a los ambientes de trabajo tradicionales.

De esto se desprende que no existe una única solución para todos sino que cada compañía debe adecuar el programa de ABW de acuerdo con sus necesidades y sus objetivos, lo cual puede traducirse en una solución global o restringida tan solo a algunos equipos o áreas específicas.

Coworking

El fenómeno del Coworking –nacido a principios de los 2000 en la costa Oeste de los EE.UU., en el seno de la industria tecnológica– ha generado una tendencia que crece sin cesar en todo el mundo. El movimiento ha tenido su mayor impacto dentro del mercado de los trabajadores del conocimiento ya que es consistente con algunos de los principios del “consumo colaborativo”, ese nuevo paradigma que ha emergido con las nuevas tecnologías y las redes sociales para impregnar los actuales modelos con la idea de compartir para innovar.

En la actualidad, cualquiera que solo necesite una conexión a Internet y un dispositivo móvil para llevar a cabo su tarea puede beneficiarse con el Coworking, ya se trate del alquiler de una oficina completa, un puesto de trabajo, o una mesa compartida.

Pero el concepto de Coworking no consiste solo en un entorno físico donde profesionales independientes, pequeños emprendedores, trabajadores móviles y startups pueden reunirse para trabajar y así compartir gastos y romper el aislamiento; también se trata de pertenecer a una comunidad de individuos que está abierta a colaborar e intercambiar ideas, proyectos y conocimiento. En consecuencia, el Coworking se está convirtiendo en una nueva usina de creatividad e innovación donde los trabajadores de distintas disciplinas pueden interactuar, compartir, construir, mejorar y co-crear nuevos proyectos.

Con el correr del tiempo, el Coworking ya ha dejado de ser una tendencia limitada a los trabajadores independientes y móviles como solía ser en sus orígenes. Hoy, muchas organizaciones han comenzado a incorporar espacios de Coworking dentro de sus propias estructuras y se espera que en los próximos años tendrá menos que ver con freelancers o startups que con empleados de grandes empresas en busca de la innovación y la creación de nuevos contactos. De esta manera se tiende un puente entre las organizaciones, los profesionales independientes y los emprendedores de la comunidad de coworkers, generando una gran sinergia para la producción de nuevas ideas.

Pero, además, muchas empresas también encuentran en el modelo del Coworking una forma más eficiente de gestionar el espacio de acuerdo con las necesidades cambiantes del negocio al mismo tiempo que les permite una mayor flexibilidad comercial, reducir los costos inmobiliarios, participar en un entorno creativo y acceder a una comunidad centrada en la innovación.

Se estima que en el futuro el Coworking se convertirá en una opción de primera línea para la mayoría de las empresas, ya sean grandes o pequeñas.

En resumen

El trabajo del conocimiento juega un papel cada vez más relevante en la evolución de la economía mundial. La naturaleza del trabajo está cambiando constantemente y para seguir siendo competitivas, las empresas deben adaptarse a las tendencias que dominarán el futuro del mercado laboral. Al adoptar nuevas formas de trabajar, el espacio de trabajo también deberá transformarse para dar soporte a estos nuevos estilos.

De acuerdo con una investigación que aborda los factores que influyen en el desempeño de los trabajadores del conocimiento, uno de los principales elementos a tener en cuenta en el diseño y planificación del espacio de trabajo deberá ser la cohesión social, requisito fundamental para una colaboración exitosa. Al mismo tiempo que deberá garantizarse el flujo de la información para mantener la productividad, proveyendo los recursos tecnológicos adecuados. La confianza, la comunicación y la claridad de objetivos ayudarán a consolidar las bases de una fuerza de trabajo preparada para afrontar los desafíos de esta nueva era del conocimiento.

 

REFERENCIAS:

ALLEN, T. & HENN, G. (2006): “The Organization and Architecture of Innovation: Managing the Flow of Technology” .

CBRE (2018): “The Agile Advantage”.

COLLIERS (2019): “U.S. Flexible Workspace and Coworking: Established, Expanding and Evolving”.

DAVID, P. & FORAY, D. (2003): “Economic Fundamentals of the Knowledge Society”. Policy Futures in Education, Volume 1, Number 1.

DELOITTE (2014): “The Collaborative Economy”.

KRAUT, R. et al. (2002): “Understanding Effects of Proximity on Collaboration: Implications for Technologies to Support Remote Collaborative Work“.

LEESMAN (2016): “Activity Based Working. The rise and rise of ABW: Reshaping the physical, virtual and behavioural workspace”.

THE AGILE ORGANIZATION: http://www.agile.org.uk

UNESCO (2005): “ Towards knowledge societies ”.

WORKPLACE PERFORMANCE INNOVATION NETWORK (2015): “ The 6 Factors of Knowledge Worker Productivity ”.