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La oficina resiliente

En un mundo donde la única constante es el cambio, la capacidad de las empresas para responder rápida y eficazmente a fuerzas o eventos imprevisibles ya no parece ser opcional: es una necesidad básica. Y para lograrlo, las organizaciones no solo deben ser ágiles sino también altamente resilientes.

La capacidad para recuperarse de un cambio o para hacer frente a la adversidad sin perder la funcionalidad y la identidad dependerá de la adecuada combinación de múltiples factores, ninguno de los cuales generará resiliencia por sí mismo. Considerados en forma aislada estos elementos no son novedosos, pero cuando se combinan de manera adecuada pueden adquirir un gran poder transformador. La oficina resiliente se encuentra en la intersección de estos factores y prosperará gracias a una fuerza de trabajo comprometida y capacitada para afrontar los cambios.

Según una frase atribuida a Charles Darwin, no es la especie más fuerte ni la más inteligente la que sobrevive sino la que se adapta mejor al cambio. Si aplicamos a las organizaciones este concepto biológico podemos concluir que las compañías “resilientes” son las que tienen mayores probabilidades de éxito en un entorno cambiante como el de hoy.

El concepto de resiliencia –muy difundido dentro de las prácticas empresariales actuales– se refiere a una noción de la física empleada para describir la capacidad de un metal de regresar a su estado original después de ser doblado al máximo, pero sin llegar a quebrarse. En la década del 70, el concepto se introduce en el terreno de la ecología para tratar de comprender los procesos a través de los cuales los ecosistemas se automantienen y persisten frente a los cambios del entorno. Y a partir de allí se extiende a otras áreas de las ciencias sociales como una metáfora para explicar el impacto de las transformaciones en los sistemas humanos.

Volviendo al contexto empresarial, ¿puede el espacio de trabajo responder a distinto tipo de  perturbaciones y tensiones con resiliencia? ¿Es posible desarrollar planificadamente la capacidad de adaptarse y hacer frente ya sea a los cambios del mundo actual o a los desastres naturales?

Dentro de una compañía, la resiliencia no debería ser solo una estrategia sino una condición intrínseca, presente tanto en la cultura y los valores de la organización como en el diseño del espacio de trabajo. La oficina debe estar concebida para adaptarse y evolucionar en respuesta a diferentes factores, ya se trate de eventos fortuitos o de las cambiantes necesidades del negocio y de los empleados, la principal fuente de resiliencia.

Las personas resilientes

Para que una organización sea resiliente necesita personas que puedan responder rápida y eficazmente al cambio, y que sean capaces de adoptar comportamientos positivos acordes a la situación mientras soportan un estrés mínimo. Esto representa una ayuda inestimable a la hora de afrontar eventuales situaciones de crisis o incertidumbre en la empresa.

Saber adoptar una actitud positiva para resolver problemas y no enfocarse en el fracaso ante situaciones difíciles son características de las personas resilientes. Las empresas pueden ayudar a sus empleados a ser más resilientes fomentando estas conductas[1]:

  • Percibir las experiencias constructivamente: ante situaciones difíciles es preferible encontrar el costado positivo –percibir el cambio como una oportunidad, no como un peligro– y seguir avanzando. La resiliencia consiste en adoptar respuestas acordes a las necesidades de la situación, en lugar de asumir conductas ineficaces tales como la queja, que van en contra de la resolución del problema y constituyen estrategias negativas de afrontamiento.
  • Encontrar recursos adicionales: una actitud resiliente requiere ser capaz de encontrar recursos más allá de los límites de los que se usan habitualmente en el curso del trabajo, tales como el asesoramiento, la información especializada, el apoyo emocional u otro tipo de ayuda.
  • Sentirse empoderado: el empoderamiento es un factor clave para tener una fuerza de trabajo resiliente e implica otorgar una mayor participación en la toma de decisiones. Esto fomentará una mejor respuesta adaptativa junto con la posibilidad de utilizar los recursos necesarios para cumplir con los objetivos.
  • Ser creativo: en situaciones de crisis ser resiliente significa ser capaz de encontrar soluciones utilizando los recursos disponibles. La creatividad es un elemento esencial de la resiliencia.
  • Tener tolerancia a la incertidumbre: desarrollar la capacidad para tomar decisiones con menos información de lo deseado.
  • Construir redes de apoyo: tener redes de apoyo, tanto dentro como fuera del lugar de trabajo, es muy importante para desarrollar la resiliencia. Las redes sociales son una fuente de recursos y de emociones positivas, necesarias para lidiar con la adversidad.

La oficina resiliente

Los modelos tradicionales de oficina no ofrecen alternativas eficientes para enfrentar escenarios inciertos. Hoy es preciso aprovechar los cambios, las posibilidades que brinda la tecnología y la fluidez que proporcionan las estructuras corporativas más horizontales, distribuidas y autogestionadas.

Considerados en forma aislada, los elementos que conforman un espacio de trabajo resiliente no son especialmente novedosos. Sin embargo, una adecuada combinación de factores puede ser capaz de crear una poderosa sinergia que posibilitará la resiliencia.

. Crear un ecosistema de trabajo distribuido

Actualmente están emergiendo formas de trabajo no convencionales alentadas por el avance de la tecnología y las empresas se están transformando en “ecosistemas de trabajo”. Esto es: una compleja red de empleados, proveedores y clientes dentro de un entorno que puede incluir las oficinas corporativas junto con cualquier combinación de terceros espacios tales como home office, espacios de coworking, la cafetería de la empresa o de cualquier otro sitio, oficinas satélite y, en general, cualquier lugar con una conexión WiFi o una buena señal de 4G.

Esta estrategia de distribución junto con la creación de espacios de trabajo no tradicionales, capaces de adaptarse y evolucionar a lo largo del tiempo, tiene innumerables ventajas y puede contribuir a una mayor eficiencia en la recuperación de eventos inesperados.

. El layout

El diseño del layout debe ser capaz de ofrecer una variada gama de opciones para dar soporte a las diversas actividades que se llevan a cabo dentro de la empresa. De esta forma, cada uno puede elegir el ámbito más adecuado para su tarea en lugar de trabajar en un solo lugar anclado a un escritorio.

Las alternativas flexibles tales como el “hoteling“, donde el espacio ya no es privativo sino que puede ser compartido con otros trabajadores, facilitan el incremento de las relaciones interpersonales, el intercambio de información y conocimiento, y la innovación.  Esto permite colaborar mejor tanto dentro como fuera de la oficina y proporciona la flexibilidad necesaria para mitigar el riesgo de incidentes catastróficos o disruptivos en la empresa.

. El equipamiento

Los cambios en el layout también influirán en el diseño del equipamiento. Este debe poder adaptarse (reconfigurarse, trasladarse, etc.) para permitir que, ya se trate de individuos o de grupos, la tarea se desarrolle según las necesidades del momento. De esta manera, también se minimizan los riesgos en la planificación.

Los muebles son variados, flexibles e intercambiables, como un escenario que se puede reconfigurar fácilmente. La ergonomía y el confort son críticos, con énfasis en las superficies de trabajo, incluyendo las pizarras para la colaboración espontánea.

. La tecnología

Los nuevos ecosistemas de trabajo distribuidos con una fuerza laboral cada vez más dispersa necesitan una interacción más estrecha entre colegas y clientes. Dentro de este entorno fluido, la tecnología juega un papel fundamental a la hora de otorgar agilidad y flexibilidad. Un lugar de trabajo altamente distribuido precisa una infraestructura tecnológica robusta y colaborativa.

Las dispositivos móviles inalámbricos (computadoras portátiles, teléfonos inteligentes, tabletas, etc.) permiten a los empleados acceder a las aplicaciones, documentos y correos electrónicos almacenados en La Nube desde cualquier lugar con acceso a Internet y trabajar con ellos on line (o en forma off line con posibilidad de sincronizarlos posteriormente).

La Nube es el nuevo paradigma que permite a los usuarios utilizar la infraestructura proporcionada por un proveedor a través de la red, en cualquier momento y desde cualquier lugar. De esta forma se eliminan las restricciones físicas y se virtualiza el entorno de operación, condición indispensable cuando se trabaja desde dispositivos móviles que no tienen capacidad de almacenamiento. Además, la ubicuidad de los servicios en La Nube permite a la fuerza laboral desenvolverse dentro de un entorno de colaboración móvil y flexible.

Esta flexibilidad que aumenta la capacidad de trabajar a distancia también mejora la resiliencia frente a los desastres. Además, los proveedores de servicios en La Nube disponen de sistemas de respaldo que reducen la posibilidad de pérdida de información o falta de servicio en caso de infortunio.

. Las estrategias de gestión

Para lograr una organización verdaderamente flexible es necesario empoderar a las personas para que trabajen donde, como y cuando quieran; el trabajo no es donde uno está sino lo que uno hace. Para ello, las empresas también deberán cambiar la forma de medir la productividad y pasar de un sistema basado en las horas transcurridas en la oficina hacia un sistema de gestión por objetivos.

. El liderazgo

Los directivos son quienes establecen el rumbo de la organización mediante el desarrollo de una visión de negocios y alinean e inspiran a las personas tanto para alcanzar las metas como para superar los obstáculos. Por lo tanto, la resiliencia comienza con un liderazgo empresarial que sea capaz de establecer prioridades, asignar recursos y asumir los compromisos necesarios para hacer posible la recuperación de la empresa ante una eventualidad, comunicando en forma clara su compromiso con las medidas y las inversiones necesarias para crear un estilo de trabajo altamente móvil y distribuido.

. La cultura empresarial

Una cultura resiliente se basa en los principios de empoderamiento organizacional, un fuerte sentido de propósito, confianza y responsabilidad, redes de empleados que se autoorganizan en comunidades y que están capacitados para participar, dirigir y organizar equipos virtuales. Son esas redes de empleados empoderados y conectados las que forman la base de una cultura organizacional resiliente.

. La comunicación

Para afrontar cualquier medida que haga falta frente a una situación de cambio (ya sea planificado o disruptivo), será necesario implementar un plan de comunicación interna bien orientado a fin de beneficiar la cohesión organizativa y evitar problemas de confianza, falta de responsabilidad o de productividad.

Un lugar de trabajo resiliente tendrá éxito cuando se capacite a las personas y se las apoye para trabajar de nuevas maneras. Las personas que son adecuadamente seleccionadas, motivadas, equipadas y dirigidas superarán casi cualquier obstáculo o interrupción.

Conclusiones

La resiliencia es la capacidad de una empresa para responder rápida y eficazmente a los cambios imprevistos de cualquier naturaleza. Un lugar de trabajo resiliente es un ecosistema de espacios diseñados para  evolucionar y adaptarse a las contingencias, optimizando el uso de los activos físicos y fomentando la participación activa de los empleados.

Para construir una empresa resiliente no hay que perder de vista aquellos elementos que hacen que una organización sea verdaderamente flexible y adaptable: una dirección preparada y con liderazgo, una fuerza laboral motivada y proactiva, una cultura y unos valores que apuntalen los cambios, y un entorno distribuido junto con una infraestructura tecnológica, robusta y colaborativa, que facilite los objetivos y sirva de adecuado soporte para responder a cualquier cambio inesperado.

 

Este contenido ha sido creado para WORKTECH Academy por Contract Workplaces  [1]      MALLAK, E. (1998): “Putting Organizational Resilience to Work”. Industrial Management Review.
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