La pandemia de COVID-19 ha sido, probablemente, el evento con mayor impacto en la vida, la sociedad y la economía de los últimos cien años.

En este escenario de crisis, la oficina se enfrenta a un momento de cambios sin precedentes tanto en la tasa de ocupación, la ubicación y la configuración espacial como en las rutinas operativas derivadas de las nuevas medidas sanitarias que implican la necesidad de distanciamiento físico para minimizar los riesgos de transmisión de la enfermedad.

Lo cierto es que, probablemente, estos nuevos protocolos –que hoy forman parte de la vida ‘normal’ – también persistan a largo plazo como medida preventiva ante el inevitable riesgo de futuros eventos epidemiológicos. Esto tendrá enormes consecuencias para el diseño de la oficina, especialmente para las de planta abierta basadas en actividades.

Los modelos de Activity Based Working (ABW) han sido ampliamente adoptados por las empresas ya que, al ofrecer una variedad de opciones para trabajar durante la jornada, mejoran el desempeño del personal facilitando las tareas de concentración, la socialización, la colaboración y el aprendizaje. Además, proporcionan una gran flexibilidad frente a las necesidades de cambio.

Gracias a la tecnología móvil, los colaboradores se mueven entre las distintas áreas de acuerdo con las tareas que realicen, lo que supone puestos de trabajo y equipos compartidos. La idea central detrás de ABW se basa en la premisa de que el trabajo ya no es una cuestión de lugar ni de tiempo sino que se compone de actividades a realizar, y que es mejor realizarlas en entornos apropiados y en colaboración con otros.

Actualmente, cuando el bienestar y la salud representan una prioridad para empresas y empleados, ¿qué transformaciones serán necesarias en este tipo de oficina? Las soluciones que funcionaron ayer es probable que hoy no funcionen; se precisan nuevas soluciones que nos ayuden a superar este momento de crisis y a hacer frente a un futuro pospandemia.

Pensando en el corto plazo

Después de trabajar desde casa debido a las restricciones que impuso la pandemia, ha quedado clara la importancia del lugar de trabajo y todo lo que ofrece. Una oficina es más que un lugar para ir trabajar; es un ámbito para la innovación y la colaboración al mismo tiempo que fomenta la cultura y el sentido de comunidad.

En estas circunstancias, cuando lo más importante es preservar la salud y la vida de las personas, un enfoque basado en la evidencia nos ayudará a encontrar soluciones para volver a la oficina en el corto plazo de manera segura y cumpliendo con los nuevos requisitos. Hay varias áreas en las que se puede intervenir para adaptar un esquema ABW sin dejar de apoyar la colaboración y respetando el distanciamiento social para aquellos que necesitan y pueden ir a la oficina :

→ Densidad de ocupación. Algunas investigaciones señalan que, para cumplir con los protocolos de distanciamiento que requiere la actual pandemia, los niveles de ocupación deberían reducirse a un 25-30 por ciento de los anteriores1, mientras que otros proponen que el espacio asignado en un modelo de ABW debería pasar de 8 m2/persona a un promedio de 14 m2/persona2. Si parte del plantel continúa realizando sus actividades desde otras locaciones o se establecen turnos escalonados, se puede alcanzar una densidad de ocupación segura, acorde con lo exigido por las circunstancias actuales.

→ Distancia de seguridad en áreas comunes. Es evidente que, en esta coyuntura, hacen falta soluciones eficaces para brindar espacios comunes en los que se respete la distancia de 2 metros que recomienda la OMS (cabe aclarar que esta medida se basa en un estudio realizado en la Universidad de Harvard por el profesor William F. Wells en 1934. No obstante una investigación reciente del MIT demostró que un estornudo puede lanzar gotitas potencialmente infecciosas hasta 8 metros, mucho más de lo que exigen las pautas actuales de distanciamiento social3). Algunas opciones para asegurar esta distancia pueden ser:

• Reutilizar los espacios de colaboración para el trabajo individual.
• Asignar espacios comunes a equipos específicos.
• Utilizar las salas de reuniones y conferencias existentes con un aforo del 50 por ciento o menos.
• Aprovechar los espacios al aire libre para socializar y colaborar.
• Utilizar el mobiliario de las áreas compartidas para adaptarlas al distanciamiento, ya sea separándolo o reubicándolo a fin de cambiar la geometría del espacio y crear divisiones.

→ Puestos de trabajo compartidos. Las prácticas tales como el hot desking y los bench de trabajo grupal ofrecen un medio ideal para la reproducción y la contaminación cruzada de bacterias y virus. De acuerdo con un estudio reciente4, en un día laboral típico, un trabajador puede encontrar hasta 40 puntos de contacto diferentes capaces de transmitir el virus. Para evitar la propagación de microorganismos se pueden tomar algunas medidas efectivas:

• Permitir que las personas que lo deseen trabajen en un puesto fijo.
• Asignar los equipos electrónicos (teclado, mouse, laptops, teléfonos, etc.) de forma individual en lugar de compartirlos.
• Proporcionar elementos de limpieza para que los colaboradores limpien el espacio una vez que terminen de usarlo, incluidas las superficies de apoyo y las pantallas táctiles.

Pensando en el futuro

Muchos analistas creen que en el futuro pos-COVID el mundo del trabajo cambiará, pero que, en esencia, no será tan diferente de como era antes de la pandemia; los seres humanos necesitamos el contacto social y la oficina será una experiencia positiva y un destino deseable.

Es posible que las empresas deban organizar su operación en entornos de trabajo distribuidos transfiriendo parte de su personal a ubicaciones alternativas tales como oficinas satélite, espacios de Coworking o Home Office. En esta instancia, las oficinas se resignificarán para convertirse en lugares de encuentro y colaboración que ayudarán a consolidar una comunidad unida y comprometida a pesar de la distancia física.

En este contexto, modelos tales como ABW serán muy valorados debido a su flexibilidad y gran adaptabilidad a las necesidades de un mundo que seguirá cambiando cada vez más rápidamente. Esto permitirá que las oficinas funcionen como centros de actividad para la colaboración cara a cara al mismo tiempo que sostienen la cooperación digital. La tecnología jugará un papel central para desdibujar los límites entre el mundo físico y virtual y para preservar la cultura corporativa5.

Es probable que superemos esta crisis sanitaria y que el distanciamiento físico en los espacios de trabajo no sea permanente. Pero debemos estar preparados para la eventualidad de otra emergencia, ya sea sanitaria, climática o demográfica. Es por esto que las organizaciones deberán adoptar modelos de trabajo tales como ABW, capaces de garantizar la continuidad de las operaciones junto con la seguridad y el bienestar de las personas cuando están en la oficina.

Lo que esta pandemia también nos ha demostrado es que, para restaurar el sentido de pertenencia y de comunidad, es fundamental desarrollar y estimular formas de colaboración más estrecha (y por qué no decirlo, más ‘naturales’) que la que puede ofrecer la teleconferencia. El trabajo no es algo que se hace simplemente, se trata de un propósito, una conexión y la creación de un objetivo conjunto.

Tal como afirma una publicación reciente6, será interesante ver si en el futuro, la posibilidad de interacción social presencial en el espacio de trabajo se convertirá en un plus, en una característica premium que haga que un empleo sea más atractivo tal como lo fueron en su momento los Amenities y los arreglos de trabajo flexible.

 

Referencias:

1 MACE (2020): “Back to work series 1: prepare your building”.

2 PARKER, L. D. (2020): “The Covid-19 office in transition: cost, efficiency and the social responsibility business case”.

3 BOUROUIBA, L. (2020): “Turbulent Gas Clouds and Respiratory Pathogen Emissions: Potential Implications for Reducing Transmission of COVID-19”.

4 CHUNG, F. (2020) “Coronavirus Australia: No more hot-desking or office cookie jar as companies shift to ‘COVID-safe’ workplaces”.

5 MCKINSEY (2020): “Reimagining the office and work life after COVID-19”.

6 ACCENTURE (2021): “Fjord Trends 2021”.